یک / باورداشته باشید مدیریت زمان یک افسانه است
خوب این خیلی عنوان خوبی برای اولین قانون یک مقاله درباره مدیریت زمان نیست. اما شما که نمیخواهید خود را گول بزنید؟ برای شروع باید باور داشته باشید شما به هیچ عنوان نمیتوانید مدیریت زمان داشته باشید!در واقع یک روز فقط و فقط 24 ساعت است و این 24 ساعت هم خواه ناخواه میگذرد. شما به جای تلاش برای مدیریت زمان، باید «خودتان را مدیریت کنید» برای انجام به موقع کارها. این راز بسیار مهم شما را وادار میکند به شخصیت خودتان دقیقتر بشوید.
دو/ به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف میکنید.
اولین قدم این است که به دنبال سارقین زمان بگردید. ببینید کجا وقتتان به صورت نادرست هدر میرود و شما نمیتوانید از آن زمانها استفاده مناسبی در جهت بهرهوری ببرید.خیلی وبگردی الکی میکنید؟ همیشه تلفن میسوزانید؟ به خداوندگار SMS تبدیل شدید؟ برای وقتگذاری کارتونهایی مانند فوتبالیست ها را هم نگاه میکنید؟ انتظار هم دارید وقت کم نیاورید؟ بحث طولانی میشود، برای همین توضیح روشهای محاسبه وقت مصرفی برای کارهای روزمره را به نوشتههای بعدی موکول میکنیم.
سه/ برای تلاشهایتان برای مدیریت زمان هدف بگذارید.
یادآوری میکنم، توجه مدیریت زمان روی تغییر رفتارهای شماست و نه تغییر زمان [گام شماره یک]. یکی از بهترین جاها برای شروع این تغییر رفتار تلاش برای حذف جاهایی است که وقت شما الکی تلف میشود [گام شماره دو]برای مثلا یک هفته سعی کنید یک هدفی بگذارید و حتما هم انجامش بدهید. نگاه نکردن برنامه عمو پورنگ که سخت نیست! هدف میتواند نزدن SMS برای یک هفته باشد.
چهار/ برنامههای مدیریت زمانتان را اجرایی و گسترده کنید.
بزنید. نه برنامههای وقتگیر و بعضا وقت تلفکن تلوزیون را نگاه کنید. نه وبگردی بیهوده کنید و نه …طبیعتا وقتی قدم سوم را با موفقیت برداشتید با کمی تلاش این قسمت را هم میتوانید پشت سر بگذارید. هر چند شاید خیلی ساده به نظر نرسد!
پنج/ از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.
خوب بدیهی است که حتی یک برگ کاغذ هم میتواند ابزار مدیریت زمان باشد، اگر شما کارهایتان را مرتب و منظم روی آن بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست.چه نرم افزارهای بسیار پیشرفته و چه Outlook ساده همه میتوانند شما را در رسیدن به مقصودتان کمک کنند. مهم این است که شما خودتان بتوانید به نوبه خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد زمان بندی روزانه خودتان را بنویسید و کلاهتان را قاضی کنید ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. پشت گوش نندازید خیلی زود عیب و ایرادهای کارتان را متوجه میشوید.
میاننوشت: اگر شما در سایت یا وبلاگتان چنین ابزارهایی را معرفی کردهاید برای اضافه شدن به این مقاله لطفا اطلاع بدهید.
شش/ بیرحمانه اولویت بندی کنید.
ممکن است شما 10 تا کار داشته باشید. آیا شما انسانی هستید که بتوانید در یک لحظه هر 10 کار را انجام دهید؟ اگر میتوانید انسان نیستید. فرشتهای چیزی هستید احتمالا!کارهایتان را اولویتبندی کنید. مسلما به کارهایی برمیخورید که سریعتر باید انجام شوند یا کارهایی که اگر عقب بیافتند ضرر بیشتری را به شما تحمیل میکنند. یادتان باشد اگر اشتباه اولویتبندی کنید ضرر میکنید پس برای جلوگیری از آسیبهای زمانی هم که شده است بیرحم و خشن باشید.
هفت/ «به دیگران محول کردن» را یاد بگیرید.
یک منبع انگلیسی خوب برای آشنایی با مبانی تقسیم کار به این سبک است.
هشت/ یک برنامه روزمره تنظیم کنیم.
یک برنامه روزمره برای خودتان درست کنید. برای مثال فکر کنید صبح که بیدار شدید کار شماره یک را بکنید ( مثلا ایمیل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنید ( مثلا رفتن به بانک برای امور مالی ) و … در آخر هم یک برنامه جمعبندی داشته باشید[گام شماره پنج ].در مواقع پیدایش بحرانهای زمانی اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل میشوید. حالا شما کمکم به یک مدیر زمان موفق تبدیل میشوید.
نهم/ عادت بدهید به قرار دادن زمانهای محدودی در میانه فعالیتها
دهم/ مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است.
از کودکی همیشه به ما یاد دادهاند که هر چیز را که بر میدارید سر جای خود بگذارید یا همه چیز را در جای مناسب خود قرار دهید اما ما وقتی کمی مشغولیت پیدا میکنیم دیگر این دو اصل را فراموش میکنیم.برای مثال همیشه به دنبال فایلها در کامپیوتر خود میگردیم در حالی که اگر یک بار آنها را در کامپیوتر مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم. همین را تعمیم بدهید به چیزهای دیگر در محیط کار.نظم و ترتیب بزرگترین عامل در جلوگیری از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زیردستان خود ( مثلا به بچهها وقتی مادر آنها هستید یا کارگران وقتی سرکارگر هستید ) یاد دهید چگونه با نظم در بهینهسازی وقت کل سیستم یاریگر باشند.
یازدهم/ وقتتان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید.
یک لیست از کارهایی که باید بکنید درست کنید. برای یک زن خانهدار این میتواند خرید مایحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهای خانه، رفتن دنبال بچهها یا کارهایی از این دست باشد که بعضا بسیار وقتگیر هم هست.حالا خیلی راحتتر هستید که طوری برنامهریزی کنید در صف یا انتظار نایستید یا حداقل از قبل بتوانید پیشبینی درستی از شرایط پیش رو داشته باشید. تکنولوژی به کمک شما میآید.
